Mail Merge adalah satu utiliti di dalam Ms Word yang penting tetapi jarang2 saya gunakan. Hari ini, apabila saya membantu rakan yang perlu menggunakan utiliti Mail Merge untuk mencetak surat buat semua pekerja syarikat, saya menghadapi satu masalah yang mana Mail Merge gagal mencetak ruangan nombor seperti mana yang diformatkan di dalam Ms Excel.
Mail Merge gagal untuk mempaparkan nombor2 yang diformatkan dengan titik perpuluhan (decimal point) di dalam Ms Excel. Contohnya, jika di dalam Ms Excel datanya RM 1234.00, tetapi apabila Mail Merge datanya menjadi 1234 sahaja.
Penyelesaian untuk masalah ini ada di about.com pada artikel bertajuk Menukar Bagaimana Word Memaparkan Nombor Di Dalam Mail Merge (Changing How Word Displays Numbers in Mail Merge). Secara asasnya (terjemahan secara terusnya) begini:
1. Apabila Dokumen Mail Merge sudah dibuka dan database sudah dipilih, tekan Shift+Alt+F bagi memilih Kod Field yang diperlukan. Pilih Kod Field anda dan klik Ok.
2. Kod Field ini akan kelihatan begini : {MERGEFIELD "fieldname"}
3. Bergantung pada tetapan (setting) komputer anda, setelah anda tekan Ok (pada langkah 1 tadi) mungkin Kod Field and kelihatan begini : «fieldname»
4. Sekiranya anda berhadapan dengan situasi di langkah 3, klik-kanan untuk pop-up menu dan klik Toggle Field Codes. Ini akan menukar Kod Field anda untuk kelihatan seperti di langkah 2. Atau caranya lebih mudah, tekan Alt+F9 :)
5. Betul2 selepas quote dan sebelum curly bracket (yang terakhir), taip \# -- jangan tambah ruang atau apa2 simbol.
6. Betul2 selepas \# (field switch) yang anda telah taipkan tadi, taip 0.0x sekiranya anda mahu bundarkan pada 2 titik perpuluhan atau 0.00x sekiranya anda mahu bundarkan ke 3 titik perpuluhan dan seterusnya.
Nombor2 anda akan dipaparkan mengikut bundaran titik perpuluhan yang telah anda tetapkan seperti di atas. Sekiranya tidak, refresh dokumen anda.
Notakaki: panduan untuk paparkan guillemets " « » " ada di sini.
